Volvo Trucks

香港

員工隱私權聲明

個人資料聲明

本聲明內容與 Volvo 處理您個人資料的方式有關。

雇用您的公司 (此稱「VOLVO」) 是 VOLVO 從您和以下所述其他來源所獲得的個人資料的管理者。 管理者意指 VOLVO 為決定處理您個人資料的目的和方式的一方。 VOLVO 負責根據適用的資料保護法律和法規處理您的個人資料。 由於您為 VOLVO 的員工,VOLVO 必須處理您的個人資料。 如果您對個人資料的處理有疑問,請與 VOLVO 資料保護主管聯絡。

VOLVO 可能會處理以下類別的個人資料。 請注意,VOLVO 不一定會處理下面列出的所有個人資料。 請注意,每個類別下列出的範例並非詳盡項目。

個人資料,例如姓名、出生日期、社會保險號碼 (或相等的資料)、性別、國籍、偏好語言、婚姻狀況、照片

組織資料,例如員工編號、職務說明、職位、工作地點、業務單位、部門、經理、直屬主管

聯絡資料,例如工作地址、住家住址、電子郵件、電話號碼

薪資與福利資料,例如薪資、薪資審核、稅務減免、退休金資訊、銀行帳戶詳細資訊

工作管理資料,例如您與 VOLVO 之間的雇傭合約和其他協議、有關如育嬰假的申請書或其他表格、有關雇用日期和終止日期的資訊

時間資料,例如工時、工作時間、休假或請假 (育兒假、病假等)

工會會員資料,如果適用且相關的話

安全資料,例如識別證、進出權限以及識別證和進出權限的使用

健康和安全資料,例如病假、康復治療計劃、工作相關意外、健康檢查等資訊

保養/維修/服務資料,例如追蹤和記錄您同意的車輛製造、保養、修理或服務等相關活動

績效和評估資料,例如評估、評鑑和訓練記錄 (如果有的話)

能力資料,例如學習記錄和培訓活動

差旅管理資料,例如有關商務旅行、預訂詳細資料、護照號碼、公司信用卡號碼、旅行發票和津貼的資訊

服務部門和支援資料,例如來自您/您的經理/人力資源部,且與您工作或 IT 設備的相關問題;或對於您工作或 IT 設備的相關支援

與 IT 相關的資料,例如使用者 ID、密碼、登入詳細資訊,以及根據隨時適用的 VOLVO IT 政策,有關您使用 VOLVO IT 設備、應用程式或服務的資料和記錄

特別要注意的是,根據適用的資料保護法,某些關於工會會員資格和健康與安全資料的內容屬於敏感資料,處理時應格外謹慎。 特別要注意的是,敏感資料僅在有法律義務、經勞資談判協議授權和/或明確同意的情況下才可處理。

另請注意,當您使用 Volvo 所有的產品 (如貨車) 時,某些車輛會自動產生如車輛/底盤編號、訊號等資料。 但除非該產品的使用與測試活動、解決品質問題或產品開發目的相關,否則 VOLVO 不會使用此類資料。 請注意,此部分不涉及公司用車。

在緊急情況下,VOLVO 可能還會處理經您指定為 VOLVO 可與之聯繫的聯絡人等有限數量個人資料 (姓名和聯絡方式)。 在某些國家/地區,因應福利和/或勞工法相關要求,可能還會處理近親資料。

VOLVO 會根據以下任一法律依據處理您的個人資料,另請參閱以下詳細資訊。

法律義務。 例如 VOLVO 根據法律可能有義務向稅務機關報告您的收入。

合約義務。 例如 VOLVO 必須處理您的個人資料才能支付契約中所同意的薪水。

合法權益。 VOLVO 的合法權益通常是為了管理日常營運、保護設施和設備並保持內部控制。 為了要以合法權益為根基對個人資料進行,VOLVO 會逐案進行評估。 例如,VOLVO 基於管理其日常運營的合法權益,需要處理某些個人資料來管理與商務相關的差旅;或 VOLVO 基於保護設備的合法權益,需要處理某些個人資料來檢查其 IT 設備的狀態。

在特殊情況,且只有在沒有其他適用法律依據時,VOLVO 可能會徵求您的明確同意以便處理您的個人資料。

如上所列之例證,VOLVO 會因下列的一般目的處理您的個人資料。 請注意,每個目的下列出的範例並非詳盡項目。

管理 (通常基於合約義務和/或合法權益)

授權您在 VOLVO 的系統中註冊,同時對您在 VOLVO 的工作進行一般管理

授權適當使用許可

授權了解最新的組織圖表和員工記錄,包括內部報告和統計資料的製作

授權向您支付薪水、退休金和其他福利,以及對薪水進行審核,包括內部報告和統計資料的製作

授權對計畫的追蹤

報告 (通常基於法律義務和/或合法權益)

授權依法向稅務機關等主管機關報告

授權追蹤您的工作時間/請假/休假,以便處理薪資和發票

勞工法要求 (通常基於法律義務)

授權根據與工會的集體談判協議或勞工法,履行 VOLVO 的義務

工作環境和產品安全 (通常基於法律義務和/或合法權益)

授權履行 VOLVO 提供安全工作環境的義務 (包括控制和防止未經授權擅自進入 VOLVO 的財產或設備),以及工作環境或勞工法規定的其他工作環境之義務

授權履行 VOLVO 與產品安全和品質有關的義務

員工發展 (通常基於法律和/或合約義務和/或合法權益)

授權進行與能力發展/提升以及績效評鑑和評估相關的活動

授權並建議學習和訓練活動

與員工工作相關的活動 (通常基於法律和/或合約義務和/或合法權益)

授權工作任務的執行,例如撰寫電子郵件、建立文件、報告、簡報、圖稿等內容。

授權出差

授權回覆您/您的經理/人力資源部門,就您的職務、IT 設備/服務或工作任務執行所需支援之供應所提的問題

授權追蹤 VOLVO 的政策 (包括隨時適用的 Volvo 集團行為守則與 VOLVO 的 IT 政策),確保這些政策能確實受到遵守,並調查疑似禁止的活動

研發和解決品質問題 (通常基於合法權益)

授權與 Volvo 產品 (如貨車) 相關的研發活動,包括使用在使用 Volvo 擁有的產品時產生的車輛資料 (請參見上文)

授權解決與 Volvo 產品 (如貨車) 相關的品質問題,包括使用在使用 Volvo 擁有的產品時的車輛資料 (請參見上文)

VOLVO 將主要從您、您的經理或人力資源部門或由您指示我們可獲取個人資料的其他第三方獲取您的個人資料。 某些個人資料也可能會從 VOLVO 的 IT 系統或類似系統自動產生,例如當在 VOLVO 系統中建立使用者 ID 時。

除非法律、法規或經勞資談判協議授權要求,否則 VOLVO 通常不會與 Volvo 集團以外的任何人分享您的個人資料。 但是,VOLVO 可能會在必要時履行處理個人資料的目的,與其他 Volvo 集團公司 (包括歐盟/歐洲經濟區以外的公司) 分享您的個人資料。 為履行處理個人資料的目的,Volvo 還可能與第三方供應商 (包括歐盟/歐洲經濟區以外的供應商) 分享您的個人資料。 在任何情況下,VOLVO 都會竭盡所能確保自身已採取適當的保護措施,根據適用的資料保護法要求為您的個人資料提供必要程度的保護。 例如,這可能包括基於歐盟核可之標準契約條款、歐盟-美國隱私護盾架構或隨時生效的經相關當局認可或核可之其他機制的公司間使用,或外部資料處理協議。 如果您對資料流通有疑問,請與 VOLVO 的資料保護主管單位聯絡。

VOLVO 通常會在雇用期間保留您的個人資料。 當您不再受雇用後,VOLVO 將僅保留對履行收集目的有其必要的個人資料,並且僅保留至該目的確實履行為止;或者可能因為配合當地法律、稅賦或福利義務,或是在任何實際、受脅迫或預期的爭議或索賠事件中,為了符合法律要求而保留至較晚的時間。

您有權要求存取您的個人資料。 您也有權要求 VOLVO 修正或刪除您的個人資料,或限制對其進行處理。您也能反對 VOLVO 處理您的個人資料或要求資料可攜權。 但請注意,VOLVO 不一定每次都有義務遵守刪除、限制、反對或資料可攜權的要求。 會根據具體情況逐次評估 VOLVO 的法律義務和此類權利的例外情況。

有關資料主體權利的詳細資訊